Structure et comités

Dorénavant, au terme de l’année financière (au 30 juin de chaque année), les surplus qu’auront accumulés les établissements, les réseaux et les services centraux seront transférés à la CSDM qui, à son tour, les transférera au gouvernement. 

Ces règles s’appliquent à toutes les commissions scolaires du Québec. Si la CSDM constate un surplus au terme d’une année scolaire, elle pourra le récupérer à raison de 10 % par année sur une période de 10 ans.

La CSDM, tout comme les autres commissions scolaires, fait désormais partie du périmètre comptable du gouvernement du Québec. Par conséquent, elle doit respecter les règles comptables auxquelles tous les organismes privés et publics sont assujettis.

Devant la diminution des revenus provenant de la taxe scolaire à Montréal, le Conseil des commissaires a fait le choix, pour l’année scolaire 2009-2010, de recourir au 10% de surplus de 2,8 millions pour financer les activités de l’Opération solidarité qui vient en aide aux écoles en milieu défavorisé. Une décision sera prise ultérieurement quant à l’utilisation des 10 % à venir.

Il faut évaluer le plus justement et utiliser les surplus avant la fin de l'année scolaire.

Les gestionnaires devront désormais gérer leur budget de façon à s’assurer que toutes les sommes seront utilisées dans l’exercice au cours duquel elles ont été reçues. Il est donc essentiel pour les directions d’établissement d’évaluer le plus justement possible leurs dépenses annuelles et d’utiliser les surplus prévus avant la fin de l’année scolaire.

Les surplus non utilisés dans l’année scolaire devront être retournés.

Effectivement, les surplus réalisés en cours d’année par les services de garde peuvent servir à combler les besoins de l’école durant l’année, une fois que les services prévus ont été fournis aux enfants. À la fin de l’année, les surplus non utilisés par l’école devront être retournés à la CSDM, puis au gouvernement.

Parmi les différentes sources de financement du service de garde, nous retrouvons la contribution financière des parents. Celle-ci ne doit pas être perçue comme une somme appartenant aux parents, mais bien une somme payée pour un service rendu. De la même manière, les établissements sont autorisés à demander 10 % de plus que le coût réel lorsqu’il y a vente de cahiers d’exercices aux parents. Les bénéfices de ces ventes doivent être dépensés pendant l’année courante. L’établissement, selon sa situation, verra à ajuster la marge de profit s’il s’avère que le taux de recouvrement ne justifie pas 10 % de plus.

Non, les surplus ne peuvent être reportés si le projet n’est pas complété  avant la fin de l'année scolaire.

Les projets à frais partagés, deux exemples:

L’embellissement des cours d’école et l’achat de manuels scolaires sont deux exemples de projets à frais partagés, c’est-à-dire dont le financement provient de diverses sources.

L’embellissement des cours d’école

Jusqu’à tout récemment, les projets d’embellissement des cours d’école étaient financés par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS), par la CSDM, par les dons, les collectes de fonds, de même que par les surplus prévus. Dorénavant, si le projet n’est pas complété en cours d’année scolaire, seules les portions du MELS, des dons et des collectes de fonds pourront être reportées à l’année suivante.

Tous les projets d’embellissement des cours d’école qui ont été acceptés par le MELS, mais dont la réalisation n’était pas complétée au 30 juin 2009, pourront tout de même être réalisés. Les dépenses qui devaient être financées par le surplus de l’école seront assumées centralement à hauteur des coûts autorisés par le MELS. Une école qui souhaite présenter un nouveau projet au MELS pour l’année 2009-2010 et qui prévoyait payer ce projet à même ses surplus accumulés doit en faire la mention sur le formulaire de demande.

L’achat des manuels scolaires

De la même façon, l’achat des manuels scolaires par les établissements ne pourra plus se faire à partir d’un surplus d’une année précédente. Pour 2009-2010, il a été décidé que l’école assumera 50 % de la part-école, tandis que l'autre moitié sera assumée centralement.

Oui pour le fond 4, mais non pour le fond 9.

Le fonds 4 sert à comptabiliser tous les dons reçus d’un organisme externe. Il sert également à enregistrer les dépenses d’une campagne de financement (par exemple, l’achat de boîtes d’amandes), de même que les revenus tirés de cette initiative. Ces sommes sont protégées et ne peuvent être récupérées par le MELS. Ainsi, au 30 juin de chaque année, le solde du fonds 4 est reporté à l’année suivante.

Le fonds 9 sert notamment à enregistrer des dépenses pour des activités extrascolaires (par exemple, bal de finissants et sortie au parc d’amusement ou à la cabane à sucre), qui sont financées par des revenus enregistrés au fonds 4. Au 30 juin de chaque année, le solde du fonds 9 est inclus au calcul du surplus ou du déficit de l’établissement et, contrairement au solde du fonds 4, ne peut être reporté à l’année suivante.

Oui, mais il faudra suivre une procédure comptable.

Lorsque l’établissement reçoit ou perçoit des sommes pour lesquelles un service sera rendu l’année scolaire suivante (par exemple, un voyage à l’étranger), l’école conserve ces sommes et elle pourra les utiliser ultérieurement par une procédure comptable engagée entre l’établissement et la CSDM.

En fait, afin de déterminer si les établissements peuvent conserver ces sommes, il suffit de répondre à la question suivante : si le service n’était pas rendu l’année suivante ou si le produit n’était pas livré, faudrait-il que les gens ayant payé pour ce service ou ce produit soient remboursés ? Si la réponse est oui, dans la majorité des cas, ces sommes peuvent être reportées à l’année suivante.